Privacybeleid Scouting Schonauwen

Inleiding
Om het een en ander goed te laten verlopen, verwerkt en gebruikt Scouting Schonauwen persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Scouts Online en privacystatement Scouting Nederland
Scouting Schonauwen maakt voor het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens gebruik van de online administratieve applicatie van Scouting Nederland, Scouts Online (SOL). In het privacystatement van Scouting Nederland vind je antwoord op de belangrijkste vragen over het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens door Scouting Schonauwen via SOL. Dit privacystatement is terug te vinden op https://www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via https://www.scouting-schonauwen.nl. Via een link word je doorgestuurd naar SOL, waar je je (kind) via een online registratie formulier aan kunt melden als nieuw lid. Alleen de gegevensbeheerders, groepsbegeleider, evenementbeheerders en teamleiders hebben inzicht in deze gegevens.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren kunnen de leden een doorlopende machtiging invullen. Deze machtigingsgegevens worden geregistreerd in SOL. De verenigingspenningmeester en gegevensbeheerders van Scouting Schonauwen hebben inzicht in deze financiële gegevens.

Leden- en presentielijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een digitale lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouder(s)/verzorger(s). In geval van nood kan de (bege)leiding ouder(s)/verzorger(s) van de jeugdleden zo bereiken. De ledenlijst van de jeugdspeltakken is alleen inzichtelijk voor het (bege)leidingteam daarvan. De ledenlijst van de 18+ speltakken is voor alle leden daarvan inzichtelijk. De ledenlijst wordt na afloop van een seizoen aangepast; nieuwe leden worden toegevoegd, oud-leden verwijderd en tussentijdse wijzigingen doorgevoerd.

Er wordt tijdens de opkomsten, (groeps)activiteiten en kampen een presentielijst bijgehouden. Zo weet (bege)leiding wie er aanwezig is en wie er misschien moet worden gebeld. Deze lijsten staan in Nextcloud of liggen hard-copy achter slot en grendel op het honk. Alleen de (bege)leiding heeft toegang tot deze lijst. Net als de ledenlijst is de presentielijst aan aanpassingen onderhevig. Voor het privacystatement van Nextcloud zie https://nextcloud.com/privacy.

Gezondheidsformulieren, (groeps)activiteiten en kampen
Scouting Schonauwen hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online inschrijfformulier dat per activiteit digitaal dient te worden ingevuld door (ouder(s)/verzorger(s) van) de deelnemers. De inschrijfformulieren worden digitaal geregistreerd in SOL en relevante informatie wordt hard-copy bewaard in het draaiboek van de organisatie, waar een beperkt aantal mensen toegang toe heeft.

Voor kampen wordt daarnaast gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier dat per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door (ouder(s)/verzorger(s) van) de deelnemers. Deze formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd of teruggegeven.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Vanwege de gevoeligheid van deze gegevens mag Scouting Schonauwen deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet zomaar registreren. Scouting Schonauwen wijst ouder(s)/verzorger(s) bij kennismaking op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het (bege)leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder(s)/verzorger(s).

Scouting Schonauwen biedt de (volledig vrijwillige) mogelijkheid om via de aanvullende lidgegevens in SOL allergieën van leden door te geven. Deze gegevens kunnen alleen door het (bege)leidingteam van de huidige speltak van het lid en door evenementbeheerders worden geraadpleegd. Deze allergiegegevens worden opgeslagen met het uitsluitende doel te bevorderen dat het (bege)leidingteam op elk moment op de hoogte is van (cruciale) allergieën en te voorkomen dat deze informatie verloren gaat bij het doorstromen naar nieuwe speltakken. Deze informatie is te allen tijde te wijzigen in SOL. Na opzegging van het lidmaatschap worden deze gegevens na verloop van 6 maanden automatisch verwijderd.

Beeldmateriaal
Scouting Schonauwen maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Schonauwen en als herinnering. Er wordt via de aanvullende lidgegevens in SOL expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal waar het betreffende lid op staat. Deze toestemming is te allen tijde te wijzigen in SOL.

Off- en online media
Scouting Schonauwen maakt gebruik van de door Scouting Nederland aangeboden mogelijkheid om, in het hart van het Scouts Magazine, een eigen groepskatern te vullen met content (tekst en beeldmateriaal) over speltak- en groepsactiviteiten. Alleen onze groep krijgt dit katern, samen met Scouts Magazine, in de bus. Tot de voorlopige versies hebben alleen de communicatiepersoon en andere redactieleden van de groep en Scouting Nederland toegang.

Scouting Schonauwen maakt gebruik van e-mail en Whatsapp waarin relevante groeps- of speltak-informatie wordt gedeeld. De leden ontvangen deze berichten op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie of op het opgegeven telefoonnummer.

Op https://www.scouting-schonauwen.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website. De website is ingericht in overeenstemming met de wet- en regelgeving voor het gebruik van persoonsgegevens, met behulp van de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens. Alleen de beheerder en content managers van de groep hebben toegang tot de site.

Op sociale mediaplatforms (zoals Facebook en Instagram) van Scouting Schonauwen wordt met tekst en beeldmateriaal een kort overzicht gegeven van speltak- en groepsactiviteiten. Deze sociale media-accounts zijn openbaar en kunnen door alle geïnteresseerden worden gevolgd. Deze accounts worden beheerd door een tiental vrijwilligers. Beeldmateriaal kan indien gewenst van deze accounts worden verwijderd, neem hiervoor contact op met communicatie@scouting-schonauwen.nl.

Facebook: https://www.facebook.com/scoutingschonauwen

Instagram: https://www.instagram.com/scouting_schonauwen

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij het meldloket datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens via https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl en Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Schonauwen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek kan men via e-mail indienen bij de verenigingssecretaris (secretaris@scouting-schonauwen.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Schonauwen is terug te vinden op https://www.scouting-schonauwen.nl/privacybeleid. Neem voor vragen of op-/aanmerkingen over dit privacybeleid contact op met de verenigingssecretaris (secretaris@scouting-schonauwen.nl).

privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Schonauwen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek kan men via e-mail indienen bij de verenigingssecretaris (secretaris@scouting-schonauwen.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Schonauwen is terug te vinden op https://www.scouting-schonauwen.nl/privacybeleid. Neem voor vragen of op-/aanmerkingen over dit privacybeleid contact op met de verenigingssecretaris (secretaris@scouting-schonauwen.nl).

privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Schonauwen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek kan men via e-mail indienen bij de verenigingssecretaris (secretaris@scouting-schonauwen.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Schonauwen is terug te vinden op https://www.scouting-schonauwen.nl/privacybeleid. Neem voor vragen of op-/aanmerkingen over dit privacybeleid contact op met de verenigingssecretaris (secretaris@scouting-schonauwen.nl).