Privacybeleid Scoutinggroep Schonauwen Houten

 

Om het een en ander goed te laten verlopen, verwerkt en gebruikt Scoutinggroep Schonauwen (Scouting Schonauwen) persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

 

Privacystatement

In het privacystatement vind je antwoord op de belangrijkste vragen over het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens door Scouting Schonauwen via Scouts Online, het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland. Dit is een beveiligde verbinding (https://). Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

 

Lidmaatschapschapregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via https://www.scouting-schonauwen.nl. Via een link word je doorgestuurd naar Scouts Online, waar je je aan kunt melden als nieuw lid. Alleen de ledenadministratie (gegevensbeheerder) en teamleiders hebben enkel inzicht in deze gegevens. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

 

Gezondheidsformulieren, groepsactiviteiten en kampen

Scoutinggroep Schonauwen Houten hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Voor een overnachting wordt gebruikgemaakt van een inschrijfformulier die per activiteit digitaal dient te worden ingevuld en ingeleverd door ouder(s)/verzorger(s). De inschrijfformulieren worden digitaal geregistreerd in Scouts Online en relevante informatie wordt hard-copy bewaard in het draaiboek van de organisatie, waar een beperkt aantal mensen toegang toe heeft.

Voor een kamp wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door ouder(s)/verzorger(s). Deze formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd.

 

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scoutinggroep Schonauwen Houten mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouder(s)/verzorger(s) bij kennismaking op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder(s)/verzorger(s).

 

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren kunnen de leden een doorlopende machtiging invullen. Deze machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scouting Schonauwen heeft inzicht in deze financiële gegevens.

 

Leden- en presentielijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een digitale lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouder(s). In geval van nood kan de (bege)leiding ouder(s) van de jeugdleden zo bereiken. Deze ledenlijst is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een Dropbox of Google Drive bewaard. De ledenlijst wordt na afloop van een seizoen aangepast; nieuwe leden worden toegevoegd, oud-leden verwijderd en tussentijdse wijzigingen doorgevoerd.

Er wordt tijdens de opkomsten, groepsactiviteiten en kampen een presentielijst bijgehouden. Zo weet (bege)leiding wie er aanwezig is en wie er misschien moet worden gebeld. Deze lijsten staan in een Dropbox of Google Drive of liggen hard-copy achter slot en grendel op het honk. Op deze lijst staat alleen de voornaam van het lid vermeld. Alleen de (be)geleiding heeft toegang tot deze lijst. Net als de ledenlijst is de presentielijst aan aanpassingen onderhevig. Voor het privacystatement van Dropbox en Google Drive zie respectievelijk https://www.dropbox.com/terms#privacy en https://policies.google.com/privacy?hl=nl

 

 

Off- en online media

Scoutinggroep Schonauwen Houten maakt gebruik van de door Scouting Nederland aangeboden mogelijkheid om, in het hart van het Scouts Magazine, een eigen groepskatern te vullen met content (tekst en beeldmateriaal) over speltak- en groepsactiviteiten. Alleen onze groep krijgt dit katern, samen met Scouts Magazine, in de bus. Tot de voorlopige versies hebben alleen de contactpersonen communicatie van de groep en Scouting Nederland toegang. Voor de omgang met beeldmateriaal verwijs ik u naar het volgende kopje: Beeldmateriaal.

Scoutinggroep Schonauwen Houten maakt gebruik van e-mail en Whatsapp waarin relevante groeps- of speltak-informatie wordt gedeeld. De leden ontvangen deze berichten op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie of op het opgegeven telefoonnummer. Er is mogelijkheid om aan te geven dat men deze e-mail en berichten niet meer wil ontvangen.

Op www.scouting-schonauwen.nl  worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (Google Analytics) gebruikt. Deze zijn met behulp van de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens ingesteld, daarvoor is er geen melding nodig. Alleen de beheerder en content managers van de groep hebben toegang tot de site.

Op de facebook van Scouting Schonauwen wordt met tekst en beeldmateriaal een kort overzicht gegeven van speltak- en groepsactiviteiten. De facebook is openbaar en kan door alle geïnteresseerden worden gevolgd. Foto’s kunnen van de facebook worden gehaald. De facebook wordt beheerd door een tiental vrijwilligers. Er is mogelijkheid tot een OPT-Out.

 

Beeldmateriaal

Scoutinggroep Schonauwen Houten maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep Schonauwen Houten en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.

 

Communicatie           

Het privacybeleid van Scoutinggroep Schonauwen Houten is terug te vinden op www.scouting-schonauwen.nl en op te vragen via het secretariaat secretaris@scouting-schonauwen.nl.

 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij het meldloket datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens via https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl en Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

 

Recht op vergetelheid (RTBF en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutingroep Schonauwen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@scouting-schonauwen.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.